Experience

Institut de Recherches sur la Catalyse et l'Environnement de Lyon (IRCELYON)

• France
• Think Tanks
• 1 - 100 Employee

• Technicienne en gestion administrative

  • Nov 2022 - Present

  - Gestion des commandes et du service fait sur GESLAB - Gestion des cartes achat sur GESLAB - Archive des pièces des commande sur la GED - Gestion des clés et des badges d'accès au bâtiment - Gestion des commandes et du service fait sur GESLAB - Gestion des cartes achat sur GESLAB - Archive des pièces des commande sur la GED - Gestion des clés et des badges d'accès au bâtiment



Université Grenoble Alpes

• France
• Higher Education
• 700 & Above Employee

• Secrétaire de département

  • Aug 2018 - Aug 2022

• Secrétaire de département

  • Aug 2018 - Aug 2022

  Gestion administrative du département :- Gérer le courrier, filtrer les appels téléphoniques- Préparer les réunions, les déplacements,- Contribuer à l’organisation de la réunion de rentrée et de la réunion de fin d’année- Rédiger les comptes-rendus des conseils du département- Préparer la rédaction de courriers- Veiller au respect des échéances et pratiquer des relances- Pratiquer le devoir d’alerte en cas de problèmeSuivre le budget et son exécution :- Suivre l’exécution budgétaire- Gérer les ordres de mission- En dépenses : contact et négociation avec les fournisseurs ; gestion des demandes d’achat dans lerespect des marchés publics ; vérification des factures ; tenue de l’inventaire ; gestion desfournitures de bureauGérer les services d’enseignement :- Centraliser tous les emplois du temps- Saisir les services prévisionnels- Saisir les services réalisés- Mettre en paiement les heures complémentaires- Suivre la consommation globale des heures complémentaires- Contrôler la conformité entre le service et le statut des enseignants- Gérer les dossiers des vacataires enseignantEtre référent(e) logistique du bâtiment :- Assurer les relations avec le service patrimoine, logistique et maintenance de l’IUT2- Gérer le suivi des photocopieurs, assurer la gestion des clés et prête de matériel informatique- Gérer les dépannages urgents- Assurer le rôle de serre-filEtre à l’interface de la direction du département, des services de l’IUT2, des collaborateurs, des usagersextérieurs :- Informer les agents sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation- Diffuser les informations internes et externes auprès des destinataires pertinents- Etre le relai communication du département (actualisation des plaquettes des formations, relaisWeb)- Gérer les contrats de vacations des surveillants Show less



Mairie de Venon

• Venon

• Adjoint administratif

  • Mar 2018 - Apr 2018

  -Saisie de mandats et de recettes sur E-magus -Réception et tri du courrier -Gestion de mails -Saisie de mandats et de recettes sur E-magus -Réception et tri du courrier -Gestion de mails



COCONCEPT

• France
• Architecture and Planning
• 1 - 100 Employee

• Assistante administrative et commerciale

  • Feb 2018 - Apr 2018

  _ Gérer une boîte mail - Rechercher et répondre à des appels d'offres sur la maîtrise d’œuvre - Suivi de la comptabilité mensuelle sur les recettes et dépenses et paiement de client - Créer et compléter les certificats de paiement pour les entreprises qui font le chantier et le bilan financier de chaque chantier _ Gérer une boîte mail - Rechercher et répondre à des appels d'offres sur la maîtrise d’œuvre - Suivi de la comptabilité mensuelle sur les recettes et dépenses et paiement de client - Créer et compléter les certificats de paiement pour les entreprises qui font le chantier et le bilan financier de chaque chantier



l'Ecole Polytechnique de Grenoble UGA

• Saint Martin d'Hères

• Gestionnaire de scolarité

  • Aug 2016 - Apr 2017

  Accueillir et informer : - Accueil des étudiants, des enseignants et des intervenants extérieurs. - Répondre aux demandes d’information (physique et téléphonique) - Diffuser de l’information auprès des étudiants et des enseignants Gestion administrative et pédagogique - Secrétariat : réalisation de documents, de courriers, archivage… - Suivi de la mise en œuvre des outils pédagogique (polycopiés, ordinateurs, vidéoprojecteurs…) - Tenue des dossiers des élèves, mise à jour des listes d’émargements, trombinoscopes, suivi des cas particuliers… Gestion des inscriptions : - Participer aux inscriptions administratives. - Assurer la remise des cartes d’étudiants et le contrôle des pièces justificatives. - Inscrire pédagogiquement les étudiants (choix des options, semestres à l’étranger, matières optionnelles). Gestion des résultats : - Participer à l’organisation des examens (première session et épreuves complémentaires). - Préparation des commissions préparatoires aux jurys. - APOGEE : Collecter et saisir les notes, éditer les PV. - Editer et diffuser les résultats. - Mise à jour des tableaux de suivi des polypoints et de l’expérience à l’étranger. Gestion des évaluations des enseignements : - Création des enquêtes d’évaluation des enseignements dans l’outil Sphinx, suivi des réponses, relances et transmission des résultats. Gestion des stages : - Diffusion des offres de stage - Contrôle et édition des conventions de stage sous PStage et gestion des différentes annexes. - Suivi de l’avancement de l’obtention des stages et de la saisie des conventions par les étudiants. - Organisation des soutenances Show less



La Maison pour la Science

• Grenoble

• Agent contractuel

  • Apr 2016 - Jul 2016

  relance par mail pour remplir un questionnaire ou s'inscrire à une action relance par mail pour remplir un questionnaire ou s'inscrire à une action



Imprimerie Notre Dame

• Montbonnot

• Secrétaire de facturation

  • Mar 2016 - Mar 2016

  Saisir des factures papier sur le logiciel de gestion Classer les factures papier Saisir des factures papier sur le logiciel de gestion Classer les factures papier



Rectorat

• Grenoble

• Agent contractuel

  • Feb 2016 - Mar 2016

  Vérifier les données d'une base de données Saisir une enquête papier sur l'ordinateur Classer des documents dans le dossier des personnes Vérifier les données d'une base de données Saisir une enquête papier sur l'ordinateur Classer des documents dans le dossier des personnes



Rectorat de Grenoble

• Agent de bureau

  • Jun 2015 - Oct 2015

  Réception des formulaires demande de casier judiciaire pour les surveillants des collège et lycées de l'académie de Grenoble ;Effectuer la demande de casier judiciaire sur le site internet officiel ;Classer les formulaires de demande de casier judiciaire par département, par établissement et par nom ;Classer des documents dans le dossier des personnes qui travaillent pour le rectorat

• Agent de bureau

  • Apr 2015 - Jun 2015

  Saisie des données informatique d'une enquête papier



CROUS

• Agent de bureau

  • Jul 2014 - Sep 2014

  Création de dossier papier et informatique pour les nouveaux étudiant qui demande une chambre dans la résidence ; Classement des dossiers; Accueil des étudiants pour signer des contrats, donner le numéro de chambre, payer le premier moins de loyer; Création de dossier papier et informatique pour les nouveaux étudiant qui demande une chambre dans la résidence ; Classement des dossiers; Accueil des étudiants pour signer des contrats, donner le numéro de chambre, payer le premier moins de loyer;



Rectorat de Grenoble

• Agent de bureau

  • Apr 2014 - Jun 2014

  Saisie de données sur informatique d'une enquête papier Saisie de données sur informatique d'une enquête papier