Directiesecretaresse CFO

• Sep 2022 - Present

Freelance Assistant

• May 2018 - Present

In mei 2018 besloten om weer voor mijzelf te gaan werken. Als freelance bestuurssecretaresse, managementassistent of projectassistent ben ik tijdelijk in te huren voor een project, vakantie, ziekte of zwangerschap. Ondertussen ervaring opgedaan in de branches; onderwijs, vastgoed, opleidingen, muziek (vereniging) en in de zorg. In mei 2018 besloten om weer voor mijzelf te gaan werken. Als freelance bestuurssecretaresse, managementassistent of projectassistent ben ik tijdelijk in te huren voor een project, vakantie, ziekte of zwangerschap. Ondertussen ervaring opgedaan in de branches; onderwijs, vastgoed, opleidingen, muziek (vereniging) en in de zorg.

Directiesecretaresse Algemeen Directeur

• Jan 2022 - May 2022

Bestuurssecretaresse RvT

• Jul 2021 - Dec 2021

►Notuleren vier tot vijf vergaderingen per maand w.o. bestuurlijke en commissie vergaderingen ►Hybride vergaderingen organiseren inclusief lunch, gasten en de online genodigde ontvangen ►Planning bijhouden organisatie vergaderingen, agenda opmaken, agendapunten opvragen, agendaoverleg inplannen, stukken opvragen en op tijd digitaal uploaden voor de genodigden ►Notulen uitwerken en acties & besluiten opvolgen ►Proces notulen tegenlezen door voorzitters en RvB bijhouden en de wijzigingen in de notulen verwerken

Managementassistent

• Jan 2021 - Jun 2021

► Digitale events/workshops organiseren voor de medewerkers van Vestia w.o. een escaperoom, pub quiz en een leiderschap training ► Notuleren tweewekelijks MT overleg, notuleren overleg schoonmaak en actielijst bijhouden voor de overleggen Delft en Zoetermeer met de huurderscommissies. ►Inhoudelijke ondersteuning verlenen door email mee te lezen van de manager vastgoed, categorieën aanbrengen voor actie of ‘ter informatie’, mail zelfstandig oppakken ► Acties uit de notulen halen en uitzetten bij de vestigingsmanager + MT ► Meedenken met implementatiesecretariaat overleg inzake werkzaamheden efficiënt en uniform inregelen met de andere secretaresses voor de transitie op 1 juli.

Managementassistent

• Sep 2020 - Nov 2020

► Notuleren tweewekelijks MT overleg (via Microsoft Teams) en actielijst opstellen, besluiten verwerken en opvolgen ►Inhoudelijke ondersteuning verlenen door email mee te lezen van de manager vastgoed, categorieën aanbrengen voor actie of ‘ter informatie’, mail zelfstandig oppakken ►Nieuwe managementassistent inwerken via Microsoft Teams ►Verbeterpunten aanbrengen voor inhoudelijke vormgeving MT, sluitingsdatum voor indienen agendapunten voor de agenda en samenwerken via Microsoft OneNote.

Bestuurssecretaresse

• Nov 2019 - Sep 2020

►Tweewekelijks college van bestuur overleg notuleren (via teams) en actielijst + besluiten verwerken + opvolgen ►Digitaal handboek voor bestuurssecretariaat maken in teams met OneNote pagina's ►Inhoudelijk ondersteuning verlenen door email mee te lezen van de bestuurder en contact te onderhouden met de verschillende bedrijfsonderdelen om op de hoogte te zijn van de lopende projecten en wat er speelt op de afdelingen. ►Zelfstandig beheren agenda, email filteren van bestuurder ►Acties uit bestuursverslagen, email en poststukken halen en doornemen met de bestuurder ►Digitale werkzaamheden verrichten en stukken uploaden in IBABS voor overleggen/vergaderingen ►Nieuwe bestuurssecretaresse inwerken via Teams ►Aanspreekpunt voor de RvT, Studentenraad en Ondernemingsraad ►Zakelijk gewerkt met Teams en Zoom Project ■Voor alle medewerkers van ROC TOP bloemen geregeld via Whoppah.com. De kwekers en de medewerkers blij #daslief. Win win

Medewerker opleidingen

• Jul 2019 - Sep 2019

► Planning (excel) opleidingen opzetten en monitoren ► Reserveren van locaties voor de opleidingen door het hele land ► Vragen van studenten beantwoorden ► Docenten benaderen, informeren en eventueel bevestigen ► Ontwerpers benaderen voor ontwerp examens ► Inschrijvingen studenten verwerken ► Financiële administratie ► Planning (excel) opleidingen opzetten en monitoren ► Reserveren van locaties voor de opleidingen door het hele land ► Vragen van studenten beantwoorden ► Docenten benaderen, informeren en eventueel bevestigen ► Ontwerpers benaderen voor ontwerp examens ► Inschrijvingen studenten verwerken ► Financiële administratie

Projectassistent

• Sep 2018 - Apr 2019

►Organiseren van bijeenkomsten. ►Beheren en bewaken van meerdere agenda’s en het maken van afspraken. ►Samenwerken met HR inzake de in- en uitstroom van medewerkers binnen FSB. ►Het voorbereiden, notuleren en (toezien op) uitvoeren van actiepunten van diverse vergaderingen. ►Het registreren en behandelen van correspondentie en e-mailverkeer. ►Verzorgen van een tweemaandelijkse nieuwsbrief via MailChimp. ►Het samenstellen van een handboek met de werkwijze en procedures van HR, Administratie, Office Management en Secretariaat.

Projectassistent

• Sep 2017 - May 2018

► Zelfstandig samenwerken met PMO’ers bij het structureren van projecten w.o. een planning gemaakt voor een leveranciers evenement, extra ruimtes in het pand ingericht, afspraken maken, bezoekers aanmelden/parkeerplaats en vraagbaak. ► Handboek procedures samengesteld om de consistentie van het project te waarborgen. De bestaande procedures HR, Administratie en Communicatie van GSN in kaart gebracht om dit te integreren in het project van Cash2020. ► Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorg dragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures. Met name de in- en uitstroom van HR, protocollenoverzicht en privacy voorschriften stakeholders en GSN. ► Onderhouden van een contactendatabase met in- en uitstroom van medewerkers in het project. ► Opzetten en automatiseren: De vergaderzalen in outlook, vakantieplanning, cleandesk policy, ► Financiën: Procedure facturering en declaraties handhaven zoals afgesproken, controleren van binnengekomen facturen ► Communicatie/binding: Samen met het projectteam een tweemaandelijkse nieuwsbrief tot stand brengen. Het organiseren van bijeenkomsten, team meetings, en dagelijks een gezamenlijke lunch.

➤ Bestuurssecretaresse

• Jan 2015 - May 2016

►Inhoudelijk ondersteuning verlenen door email mee te lezen en contact te onderhouden met de verschillende bedrijfsonderdelen om op de hoogte te zijn van de lopende projecten en wat er speelt op de afdelingen. ►Zelfstandig beheren agenda, email filteren; ►Organiseren conference calls met Europa en USA; ►Reizen boeken en complexe reisschema’s uitwerken met meerdere bestemmingen; ►Acties uit bestuursverslagen, email en poststukken halen en zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen; ►Presentaties maken in PowerPoint voor evenementen; ►Contact onderhouden met nationale en internationale bedrijven; ►Digitale werkzaamheden verrichten zoals per dag een dagmap aanmaken met de benodigde stukken.

➤ Executive Assistant, Directiesecretaresse,

• 2005 - 2013

ING Executive Assistant CFO ►Complex agendabeheer; ►Organiseren conference calls en videoconferencing met ING Europa, USA en Hong Kong; ►Reizen boeken en reisschema’s uitwerken; ►Stukken voor vergaderingen bijhouden; ►Prioriteit aanbrengen in email en poststukken; ►Begeleiden bezoekers nationaal en internationaal en ad-hoc werkzaamheden. Ymere Directiesecretaresse voor Corporate Communicatie en HRM ►Complex agendabeheer; ►Presentaties opmaken in PowerPoint; ►Organiseren van bijeenkomsten; ►Stukken voor vergaderingen bijhouden; ►Budgetbewaking corporate communicatie ►Prioriteit aanbrengen in email en poststukken; ►Begeleiden bezoekers nationaal en internationaal en ad-hoc werkzaamheden. Syntrus Achema Directiesecretaresse ►Het was mijn taak om in de grote lijnen mee te denken, ideeën aan te dragen, en alle processen zo efficiënt en gestructureerd mogelijk te laten verlopen; ►Zelfstandig beheren van de complexe agenda; ►Organiseren van zakenreizen; ►Opvragen van relevante stukken voor vergaderingen. Projecten ■De nieuwe digitale beoordelingscyclus stroomlijnen en zorgen dat de medewerkers van de afdeling (40 personen) dit online goed invullen. Bij HRM de procedure opgevraagd en een werkplan gemaakt met actielijst en beoordelingsafspraken ingepland. Met een procedure deze beoordelingscyclus doorgevoerd voor de afdeling. Resultaat: Na vijf maanden 100% voldaan aan de doelstelling, en er ligt een systeem waarmee verder gewerkt kan worden qua follow-up. ■Jaarlijks staat Syntrus Achmea Real Estate & Finance op de Provada en hier ook projectmatig op afdelingsniveau ondersteuning aan verleend.

➤ Office Manager Helica Financieel Advies

• 2003 - 2005

Vanaf de start alle hierna genoemde werkzaamheden opgezet, vormgegeven door middel van procedures en uitgevoerd. Verhuizing, office management, mobiele telefoons, personeelsadministratie, werving & selectie, wagenparkbeheer en salarisadministratie. Vanaf de start alle hierna genoemde werkzaamheden opgezet, vormgegeven door middel van procedures en uitgevoerd. Verhuizing, office management, mobiele telefoons, personeelsadministratie, werving & selectie, wagenparkbeheer en salarisadministratie.

➤ Eigenaar secretarieel office support, Amsterdam

• 1998 - 2003

Secretariële dienstverlening die tweeledig is opgezet. Enerzijds werkzaam als VA “Virtuele secretaresse” voor verschillende opdrachtgevers die een compleet secretarieel pakket afnamen. Anderzijds 20 freelance secretaresses op locatie werken o.a. bij KPMG Meijburg & Co, Hewlett Packard, UVA en woningbouwverenigingen Secretariële dienstverlening die tweeledig is opgezet. Enerzijds werkzaam als VA “Virtuele secretaresse” voor verschillende opdrachtgevers die een compleet secretarieel pakket afnamen. Anderzijds 20 freelance secretaresses op locatie werken o.a. bij KPMG Meijburg & Co, Hewlett Packard, UVA en woningbouwverenigingen