Front Desk Administration Manager (Responsable du Service Clients)

• Apr 2022 - Present

Responsable Administration Des Services & "Key User" SAP

• Feb 2019 - Jan 2022

• Manager une équipe de 16 personnes réparties en 2 pôles de 8 personnes (contrats et interventions) et sur 2 sites (Strasbourg & Antony) • Veiller à l'atteinte des objectifs fixés de Chiffre d'Affaire et de volume de travail (+11% de CA facturé & Réduction de 60% du backlog (retard) de facturation sur 3 ans) • Analyser depuis des données chiffrées (extractions SAP, tableaux croisés dynamiques, graphiques) les risques et opportunités • Construire et suivre les indicateurs et tableaux… Show more • Manager une équipe de 16 personnes réparties en 2 pôles de 8 personnes (contrats et interventions) et sur 2 sites (Strasbourg & Antony) • Veiller à l'atteinte des objectifs fixés de Chiffre d'Affaire et de volume de travail (+11% de CA facturé & Réduction de 60% du backlog (retard) de facturation sur 3 ans) • Analyser depuis des données chiffrées (extractions SAP, tableaux croisés dynamiques, graphiques) les risques et opportunités • Construire et suivre les indicateurs et tableaux de bord • Formaliser les processus • Piloter et accompagner le changement • Supporter les collaborateurs au quotidien et en particulier pour les cas difficiles ou litigieux • Traiter et analyser les demandes et besoins des clients et partenaires internes • Optimiser l'interaction entre les services • Recruter et sélectionner des candidats, les former et coacher à leur arrivée • Animer des réunions de service (Powerpoint, tableurs) • Gérer les situations imprévues (absences, Covid-19, télétravail) • Entretenir une relation privilégiée avec les équipes terrain (techniciens et Responsables Régionaux des Services) "Key User" SAP : • Analyser les besoins • Participer aux développements (de nouvelles transactions et processus) • Communiquer au quotidien avec le siège en Allemagne • Participer aux phases test ("cocreation group", pays "pilote") • Vérifier le bon fonctionnement, analyser les erreurs, leurs causes et les résolutions possibles • Réfléchir, créer et diffuser les procédures aux équipes Quelques autres missions : • CRM: Excel reporting et analyse de données (tableaux croisés dynamiques, rechercheV et autres fonctions, mise en formes conditionnelles, graphiques) • CRM: participation à l'élaboration d'un livret à destination du terrain d'aide à la saisie afin de garantir une bonne remontée d'informations vers SAP • Participer au développement d'un site pour optimiser les retours pour maintenance à l'atelier NB : Création de poste, il n'existait pas à l'identique auparavant. Show less • Manager une équipe de 16 personnes réparties en 2 pôles de 8 personnes (contrats et interventions) et sur 2 sites (Strasbourg & Antony) • Veiller à l'atteinte des objectifs fixés de Chiffre d'Affaire et de volume de travail (+11% de CA facturé & Réduction de 60% du backlog (retard) de facturation sur 3 ans) • Analyser depuis des données chiffrées (extractions SAP, tableaux croisés dynamiques, graphiques) les risques et opportunités • Construire et suivre les indicateurs et tableaux… Show more • Manager une équipe de 16 personnes réparties en 2 pôles de 8 personnes (contrats et interventions) et sur 2 sites (Strasbourg & Antony) • Veiller à l'atteinte des objectifs fixés de Chiffre d'Affaire et de volume de travail (+11% de CA facturé & Réduction de 60% du backlog (retard) de facturation sur 3 ans) • Analyser depuis des données chiffrées (extractions SAP, tableaux croisés dynamiques, graphiques) les risques et opportunités • Construire et suivre les indicateurs et tableaux de bord • Formaliser les processus • Piloter et accompagner le changement • Supporter les collaborateurs au quotidien et en particulier pour les cas difficiles ou litigieux • Traiter et analyser les demandes et besoins des clients et partenaires internes • Optimiser l'interaction entre les services • Recruter et sélectionner des candidats, les former et coacher à leur arrivée • Animer des réunions de service (Powerpoint, tableurs) • Gérer les situations imprévues (absences, Covid-19, télétravail) • Entretenir une relation privilégiée avec les équipes terrain (techniciens et Responsables Régionaux des Services) "Key User" SAP : • Analyser les besoins • Participer aux développements (de nouvelles transactions et processus) • Communiquer au quotidien avec le siège en Allemagne • Participer aux phases test ("cocreation group", pays "pilote") • Vérifier le bon fonctionnement, analyser les erreurs, leurs causes et les résolutions possibles • Réfléchir, créer et diffuser les procédures aux équipes Quelques autres missions : • CRM: Excel reporting et analyse de données (tableaux croisés dynamiques, rechercheV et autres fonctions, mise en formes conditionnelles, graphiques) • CRM: participation à l'élaboration d'un livret à destination du terrain d'aide à la saisie afin de garantir une bonne remontée d'informations vers SAP • Participer au développement d'un site pour optimiser les retours pour maintenance à l'atelier NB : Création de poste, il n'existait pas à l'identique auparavant. 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Responsable Administration Des Ventes & Approvisionnement

• Sep 2016 - Dec 2018

Zone d'exportation : Monde entier • Manager une équipe de 2 assistants commerciaux • Élaborer et mettre en application les procédures • Analyser et Traiter des demandes clients • Saisir des devis et négocier selon les cas • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Suivre les stocks • Passer les commandes d'achats à l'usine et auprès des partenaires • Organiser et suivre les approvisionnements dans le respect des délais et conditions… Show more Zone d'exportation : Monde entier • Manager une équipe de 2 assistants commerciaux • Élaborer et mettre en application les procédures • Analyser et Traiter des demandes clients • Saisir des devis et négocier selon les cas • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Suivre les stocks • Passer les commandes d'achats à l'usine et auprès des partenaires • Organiser et suivre les approvisionnements dans le respect des délais et conditions prévues • Coordonner la préparation des commandes avec le magasin • Consulter, comparer, négocier et sélectionner les transitaires • Planifier le transport Import / Export • Optimiser l'émission de documents de transport et douaniers (le cas échéant, les faire viser par les autorités compétentes) • Suivre les expéditions • Résoudre les litiges • Organisation de la participation aux salons professionnels Show less Zone d'exportation : Monde entier • Manager une équipe de 2 assistants commerciaux • Élaborer et mettre en application les procédures • Analyser et Traiter des demandes clients • Saisir des devis et négocier selon les cas • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Suivre les stocks • Passer les commandes d'achats à l'usine et auprès des partenaires • Organiser et suivre les approvisionnements dans le respect des délais et conditions… Show more Zone d'exportation : Monde entier • Manager une équipe de 2 assistants commerciaux • Élaborer et mettre en application les procédures • Analyser et Traiter des demandes clients • Saisir des devis et négocier selon les cas • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Suivre les stocks • Passer les commandes d'achats à l'usine et auprès des partenaires • Organiser et suivre les approvisionnements dans le respect des délais et conditions prévues • Coordonner la préparation des commandes avec le magasin • Consulter, comparer, négocier et sélectionner les transitaires • Planifier le transport Import / Export • Optimiser l'émission de documents de transport et douaniers (le cas échéant, les faire viser par les autorités compétentes) • Suivre les expéditions • Résoudre les litiges • Organisation de la participation aux salons professionnels Show less

Gestionnaire Export

• Sep 2008 - Aug 2016

Zone d'exportation : Maghreb, Afrique de l'Ouest, Liban, Égypte, Irak, Libye • Gestion des obsolescences et des évolutions techniques • Traitement et analyse des demandes clients • Saisie des devis et négociation au besoin • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Surveiller les approvisionnements dans le respect des délais communiqués • Superviser la préparation des commandes avec le magasin • Consulter, comparer, sélectionner les… Show more Zone d'exportation : Maghreb, Afrique de l'Ouest, Liban, Égypte, Irak, Libye • Gestion des obsolescences et des évolutions techniques • Traitement et analyse des demandes clients • Saisie des devis et négociation au besoin • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Surveiller les approvisionnements dans le respect des délais communiqués • Superviser la préparation des commandes avec le magasin • Consulter, comparer, sélectionner les transitaires • Planifier le transport • Optimiser l'émission de documents douaniers, les faire viser par les autorités compétentes • Suivre les expéditions • Réaliser les remises et crédits documentaires (3 à 5 par mois) • Résoudre les litiges • Organisation de salons (dossier de présentation de l'entreprise, agencement du stand, invitation des prospect/clients) et de déplacements à l'étranger Show less Zone d'exportation : Maghreb, Afrique de l'Ouest, Liban, Égypte, Irak, Libye • Gestion des obsolescences et des évolutions techniques • Traitement et analyse des demandes clients • Saisie des devis et négociation au besoin • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Surveiller les approvisionnements dans le respect des délais communiqués • Superviser la préparation des commandes avec le magasin • Consulter, comparer, sélectionner les… Show more Zone d'exportation : Maghreb, Afrique de l'Ouest, Liban, Égypte, Irak, Libye • Gestion des obsolescences et des évolutions techniques • Traitement et analyse des demandes clients • Saisie des devis et négociation au besoin • Discuter les modes de règlement et de livraison, valider les commandes • Surveiller les approvisionnements dans le respect des délais communiqués • Superviser la préparation des commandes avec le magasin • Consulter, comparer, sélectionner les transitaires • Planifier le transport • Optimiser l'émission de documents douaniers, les faire viser par les autorités compétentes • Suivre les expéditions • Réaliser les remises et crédits documentaires (3 à 5 par mois) • Résoudre les litiges • Organisation de salons (dossier de présentation de l'entreprise, agencement du stand, invitation des prospect/clients) et de déplacements à l'étranger Show less

Administrateur Achat

• Jun 2008 - Aug 2008

Zone d'importation : Asie du Sud Est • Gérer et suivre les commandes au bureau de « sourcing » en Chine • Demander la préparation de conteneurs et leur chargement dans les délais • Contrôler les documents de transport • Vérifier les quantités livrées par rapport aux commandes passées • Participer à l’élaboration d'un catalogue « clé en main » proposé aux distributeurs du secteur • Créer informatiquement les articles de la nouvelle saison dans l'ERP Zone d'importation : Asie du Sud Est • Gérer et suivre les commandes au bureau de « sourcing » en Chine • Demander la préparation de conteneurs et leur chargement dans les délais • Contrôler les documents de transport • Vérifier les quantités livrées par rapport aux commandes passées • Participer à l’élaboration d'un catalogue « clé en main » proposé aux distributeurs du secteur • Créer informatiquement les articles de la nouvelle saison dans l'ERP

Gestionnaire chargement / déchargement

• Feb 2008 - May 2008

• Gérer le F.I.F.O • Effectuer les mouvements de stocks optimums (selon les lots/D.L.U.O.) • Superviser et Vérifier le bon chargement des marchandises en conteneur • Accueillir les chauffeurs routiers, récupérer leur ordre de mission • Remplir des lettres de voiture et autres documents de transport • Gérer le F.I.F.O • Effectuer les mouvements de stocks optimums (selon les lots/D.L.U.O.) • Superviser et Vérifier le bon chargement des marchandises en conteneur • Accueillir les chauffeurs routiers, récupérer leur ordre de mission • Remplir des lettres de voiture et autres documents de transport

Administrateur des commandes Export

• Mar 2007 - Oct 2007

• Organiser et superviser l'intégration de nouveaux distributeurs au service export suite à un rachat • Garantir et améliorer la disponibilité produit • Coordonner la préparation des envois avec les stocks en France et aux États-Unis • Créer des procédures clients/pays • Réceptionner et saisir les commandes • Préparer les documents nécessaires aux expéditions • Suivre des envois d'échantillons réfrigérés (brique réfrigérantes, glace carbonique) • Résoudre les litiges • Organiser et superviser l'intégration de nouveaux distributeurs au service export suite à un rachat • Garantir et améliorer la disponibilité produit • Coordonner la préparation des envois avec les stocks en France et aux États-Unis • Créer des procédures clients/pays • Réceptionner et saisir les commandes • Préparer les documents nécessaires aux expéditions • Suivre des envois d'échantillons réfrigérés (brique réfrigérantes, glace carbonique) • Résoudre les litiges

Consultant (service des photographies)

• Jul 2004 - Dec 2006

• Communiquer et conseiller les responsables des procédures pouvant être optimisées • Signaler les profils ne respectant pas les conditions générales d'utilisation • Trier, retoucher, afficher les photographies envoyées par les membres du site NB : J'ai commencé à travailler pour cette entreprise lors d'un stage à l'étranger. Satisfait de mes services, la direction m'a proposé de continuer en télétravail (à temps partiel) durant mes études. • Communiquer et conseiller les responsables des procédures pouvant être optimisées • Signaler les profils ne respectant pas les conditions générales d'utilisation • Trier, retoucher, afficher les photographies envoyées par les membres du site NB : J'ai commencé à travailler pour cette entreprise lors d'un stage à l'étranger. Satisfait de mes services, la direction m'a proposé de continuer en télétravail (à temps partiel) durant mes études.

Mission Export (stage)

• Feb 2006 - Mar 2006

• Prospecter les importateurs/distributeurs londoniens • Restructurer, dynamiser le service commercial (doc. français/anglais) • Promouvoir l'entreprise, ses produits lors de la « 4ème journée de dégustation de vin professionnel » à Londres • Effectuer un suivi auprès des contacts rencontrés (envoi d'échantillons, de documentation) • Élaborer une un tarif export après négociation avec des transporteurs et en fonction des incoterms • Prospecter les importateurs/distributeurs londoniens • Restructurer, dynamiser le service commercial (doc. français/anglais) • Promouvoir l'entreprise, ses produits lors de la « 4ème journée de dégustation de vin professionnel » à Londres • Effectuer un suivi auprès des contacts rencontrés (envoi d'échantillons, de documentation) • Élaborer une un tarif export après négociation avec des transporteurs et en fonction des incoterms

Assistant commercial Export (stage)

• Jan 2005 - Feb 2005

• Calculer des tarifs et émettre des cotations de transport • Créer un dossier - argumentaire de vente destiné à un prospect ciblé • Suivre une expédition vers Moscou : acheter un espace de plancher sur une place de marché, vérifier les documents de transport et douaniers • Calculer des tarifs et émettre des cotations de transport • Créer un dossier - argumentaire de vente destiné à un prospect ciblé • Suivre une expédition vers Moscou : acheter un espace de plancher sur une place de marché, vérifier les documents de transport et douaniers