Experience

Vaud Promotion

• Switzerland
• Advertising Services
• 1 - 100 Employee

• Coordinatrice Information et Responsable Back Office

  • Jan 2011 - Present

  « Information & Développements Multimédia »- Mise à jour des contacts sur Outlook et Filemaker Pro- Supervision à la gestion de stock avec statistiques chez Ziegler (Suisse) SA et au Mailinghouse Kriens- Intendance (gérance, conciergerie, aménagement des locaux, travaux divers)- Création des Givesaways pour tous les services- Remplacement téléphones-réception en l’absence - Remplacement du Collaborateur services généraux en son absence- Participation à la mise à jour des données et saisie sur site Internet www.region-du-leman.ch- Divers travaux en allemand (correspondance et traductions)- Maintenance et changements dans le logiciel de la centrale téléphonique- Participation à des foires touristiques en Suisse et à l’étranger (Allemagne, France, Belgique, Suisse.)- Traitement et suivi des bons de séjours délivrés par l’OTV (issus de concours, etc.)- Mise à jour des données sur STnet (logiciel de Suisse Tourisme)- Mise à jour dans Gadmin (site Internet)- Enquêtes auprès des partenaires vaudois pour Suisse Tourisme- Contrôle de la facturation du Service Information- Administrateur Facebook "Waadtland"

• Collaboratrice Information et Responsable matériel

  • Sep 2009 - Dec 2010

  - Ouverture et tri du courrier- Mise à jour des contacts sur Outlook et Filemaker- Gestion de stock avec statistiques chez BLG et au Mailinghouse Kriens- Mise à jour des listes d’information- Intendance (gérance, conciergerie, travaux divers)- Remplacement téléphones-réception en l’absence de la Coordinatrice Information-réception- Remplacement du Coordinateur matériel en son absence (économat)- Commande de café pour l’entreprise- Commande de papeterie pour l’entreprise- Participation à la mise à jour et saisie sur site Internet www.region-du-leman.ch- Divers travaux en allemand (correspondance et traductions)- Maintenance et changements dans le logiciel de la centrale téléphonique- Participation à des foires touristiques en Suisse et à l’étranger (Olma St. Gall, Colmar, Paris, Stuttgart, Lyon, par ex.)- Traitement et suivi des bons de séjours délivrés par l’OTV (issus de concours, etc.)



Vaud Promotion

• Switzerland
• Advertising Services
• 1 - 100 Employee

• Secrétaire-Réception

  • May 1993 - Aug 2008

  - Elaboration de la liste de toutes les manifestations se déroulant dans les destinations vaudoises, parution 4 x an, en plusieurs langues (recueil des données, saisie, traductions, diffusion)- Traitement des enquêtes de l’Office National Suisse du Tourisme à Zürich et de l’étranger (traitement, diffusion, suivi)- Elaboration de circulaires internes (création, saisie, diffusion, suivi)- Création et mise à jour régulières de listes OTV pour l’information (par ex. patinoires dans le canton de Vaud, golfs, piscines, salles dans les châteaux, refuges, personnalités)- Responsabilité de l’envoi d’informations suite aux demandes téléphoniques, courrier ou fax- Responsabilité de la gestion des stocks des dépliants des destinations et autres partenaires (stockage pour demande et éventuellement foires)- Responsabilité de la gestion des stocks des brochures de l’OTV (stockage, expéditions destinations et autres)- Responsable de la gestion des stocks des cadeaux- Télétext : gestion du bulletin d’enneigement tous les jours du mois de novembre au mois d’avril- Remplacement de la téléphoniste-réceptionniste, du magasinier (absences et congés)- Aide à la préparation des foires- Participation à l’une ou l’autre des activités grand public (foires) sur les marchés Suisse alémanique et Allemagne- Collaboration avec le Département Marketing pour des travaux ponctuels (enquêtes, envois par ex.)- Assurer le service téléphonique en allemand lors des campagnes de publicité en Suisse alémanique et en Allemagne- Aide ponctuelle au service Presse (envoi de documents suite à des demandes urgentes en relation avec les activités médiatiques, aide à la tenue de la diathèque et photothèque, aide à l’envoi de communiqués de presse, aide à la mise sur pied de conférences de presse)-Collaboration au secrétariat de direction en cas de surcharge -Collaboration ponctuelle dans d’autres secteurs, notamment Assemblée générale de l’Association Cantonale Vaudoise des Hôteliers

• Téléphoniste-Réceptionniste

  • Sep 1991 - May 1993

  - Accueil des visiteurs- Permanence téléphonique des deux lignes OTV ainsi qu’occasionnellement des lignes du bureau de la Taxe de séjour et du bureau de l’Association Cantonale Vaudoise des Hôteliers- Responsabilité de la distribution des appels en provenance de l’extérieur- Donner suite deux fois par jour aux demandes d’information qui parviennent à l’OTV par écrit et par téléphone- Mise à jour régulière des présentoirs de la réception- Collaboration à la création d’une nouvelle présentation de la liste des manifestations destinée à être distribuée à l’extérieur du canton- Collaboration à la mise sur informatique des informations touristiques (récolte des données et saisies)- Mise à jour régulière de divers fichiers : membres collectifs OTV, Conférence des Directeurs, etc.- Collaboration étroite avec le service de Presse dans le cadre de la récolte des informations-Lecture journalière de la presse et sélection des articles à caractère touristique et économique ; distribution des articles intéressants dans les différents services concernésPréparation au classement des articles de presse transmis par l’Argus