Senior Office Manager

• Mar 2021 - Present

Senior Office Assistant

• Jun 2016 - Jun 2020

Als Office Assistant was ik het visitekaartje van Hays, meer specifiek onze flagship te Antwerpen. In mijn functie onthaalde ik alle kandidaten en bezoekers en zorgde ik ervoor dat ze bij de juiste contactpersoon terecht kwamen voor rekrutering. Ik beheerde met een glimlach de inkomende oproepen en het algemeen mailverkeer. Daarnaast droeg ik ook de verantwoordelijkheid voor de organisatie & facility van het kantoor. Verder ondersteunde ik graag ad hoc onze HR en Marketing projecten zoals de organisatie van schoolbeurzen, opendeurdagen en netwerkevents. In mijn functie was ik het eerste aanspreekpunt enthousiast en communicatief, maar vooral pro-actief en een organisatorische duizendpoot. Ik stond hen graag te woord in het Nederlands, Frans en Engels voor iedereen vanuit UK tot in hartje Brussel. Helaas is dit moeten eindigen wegens Economische re-organisatie. Show less

Office Manager

• Nov 2011 - May 2016

 bijhouden van de klantenadministratie (facturatie, klantengegevens, domiciliëringen,…);  verwerken van de boekhoudkundige gegevens (rekeninguittreksels, aankoopfacturen);  opvolgen van de maandelijkse abonnementsproducten;  opvolgen van de uit te voeren herstellingen;  administratieve ondersteuning van de commerciële activiteiten (beurzen, folders, seminaries,…)  bijhouden van de klantenadministratie (facturatie, klantengegevens, domiciliëringen,…);  verwerken van de boekhoudkundige gegevens (rekeninguittreksels, aankoopfacturen);  opvolgen van de maandelijkse abonnementsproducten;  opvolgen van de uit te voeren herstellingen;  administratieve ondersteuning van de commerciële activiteiten (beurzen, folders, seminaries,…)

Management Assistant

• Dec 2008 - Sep 2011

 agendabeheer directie en sales-team;  administratieve ondersteuning van (Key) Account Managers, Sales Manager & Mkt Coordinator;  contractafhandeling van klanten;  pré- en after salesacties in het systeem beheren;  versturen van release-en productinformatie naar klanten;  versturen en noteren van orders en productfiches;  speciale acties: displaymateriaal aanvragen, monsters versturen en communiceren over leverdata van de bestellingen;  aanmaken en controleren van creditnota’s, facturen. Show less

Office Manager

• Sep 2008 - Nov 2008

 agendabeheer op webpage;  verwerken en opvolgen binnenkomende e-mails;  aanvragen voor bezoeken beheren en organiseren, lunch, badges aanmaken;  begeleiding bezoekers aan het Europees Parlement;  nodige updates van standaard documenten;  administratieve ondersteuning van activiteiten (verkiezingen, campagnes, toespraken,…)  agendabeheer op webpage;  verwerken en opvolgen binnenkomende e-mails;  aanvragen voor bezoeken beheren en organiseren, lunch, badges aanmaken;  begeleiding bezoekers aan het Europees Parlement;  nodige updates van standaard documenten;  administratieve ondersteuning van activiteiten (verkiezingen, campagnes, toespraken,…)

Internal Sales Assistant EMEA

• Oct 2006 - Aug 2008

 agendabeheer;  verwerken van bestellingen en opvolgen binnenkomende e-mails;  alg ondersteuning van de distributeurs; zorgen voor een vlotte en juiste oplossing van de problematiek;  potentiële klanten (leads) die via mail binnenkomen verwerken en opvolgen voor BE, NL,IT;  verwerken van alle contacten-visitekaarten voor evenementen;  RMA’s van distributeurs opvolgen, defecte toestellen;  activatie en opvolging sim-kaarten.  agendabeheer;  verwerken van bestellingen en opvolgen binnenkomende e-mails;  alg ondersteuning van de distributeurs; zorgen voor een vlotte en juiste oplossing van de problematiek;  potentiële klanten (leads) die via mail binnenkomen verwerken en opvolgen voor BE, NL,IT;  verwerken van alle contacten-visitekaarten voor evenementen;  RMA’s van distributeurs opvolgen, defecte toestellen;  activatie en opvolging sim-kaarten.

Management Assistant

• Mar 2004 - Aug 2006

 bijhouden van de klantenadministratie (facturatie, klantengegevens, domiciliëringen,…);  verwerken van de boekhoudkundige gegevens (rekeninguittreksels, aankoopfacturen);  opvolgen van de maandelijkse abonnementsproducten;  opvolgen van de uit te voeren herstellingen;  administratieve ondersteuning van de commerciële activiteiten (beurzen, folders, seminaries,…)  bijhouden van de klantenadministratie (facturatie, klantengegevens, domiciliëringen,…);  verwerken van de boekhoudkundige gegevens (rekeninguittreksels, aankoopfacturen);  opvolgen van de maandelijkse abonnementsproducten;  opvolgen van de uit te voeren herstellingen;  administratieve ondersteuning van de commerciële activiteiten (beurzen, folders, seminaries,…)

Management Assistant & Fleet administrator

• Jan 2002 - Feb 2004

 beheren van het wagenpark;  plaatsen van bestellingen van de wagens;  aanvragen van wettelijke boorddocumenten waaronder inschrijvingsbewijs, enz…  afspraken verzorgen voor onderhoud van de wagens;  ongevallen dossiers opvolgen bij de verzekering;  tankkaarten bestellen voor de bestuurders;  huurwagens/vervangwagens regelen;  voorbereiden van interne audits en evenementen;  vertalen en verdelen van internationale auditrapporten;  algemene administratieve taken;  schriftelijke aanvragen beheren en opvolgen;  agendabeheer;  vergaderingen voorbereiden;  tickets boeken en verzorgen van accommodatie. Show less